Jak naplánovat maturitní ples krok za krokem
Začněte termínem, sálem a odpovědnou osobou za rozpočet. Potom sestavte program a podle něj objednávejte služby. Každá dohoda má mít konkrétní rozsah, kontaktní osobu a termín potvrzení.
Od záměru k potvrzené nabídce
- Rozdělte role. Určete člověka pro sál, finance, program a komunikaci s technikou. Změny programu předává dodavatelům jeden koordinátor.
- Ověřte sál a datum. Zjistěte kapacitu, přístup pro montáž a zkoušku, pravidla efektů a co je v pronájmu.
- Sestavte rozpočet. Zvlášť náklady, jisté příjmy a rezervu. Neobjednávejte podle nepotvrzeného očekávání návštěvnosti.
- Sepište program. Nástup, šerpování, tanec, kapela, překvapení a zábava mají různou technickou potřebu.
- Porovnejte nabídky. U každé položky potvrďte rozsah, obsluhu, výstup, cenu a platební podmínky.
Před akcí dokončete podklady
Jedna finální verze scénáře má obsahovat pořadí, orientační časy, hudební soubory a pokyny pro světla, obraz a moderování. Vyžádejte si rider kapely a potvrďte, kdo přiveze jednotlivou techniku. Fotografovi a kameramanovi pošlete důležité okamžiky a místo společné fotografie.
Určete, do kdy lze měnit hudbu a obrazové podklady. Složku s finálními soubory zkontrolujte na jiném zařízení a připravte zálohu. Délku a čas technické zkoušky domluvte se sálem i dodavateli, nepředpokládejte automatický přístup od rána.
Kontrola na místě
- Koordinátor zná kontakty na sál, techniku, moderátora a účinkující.
- Nástupní cesta a nástupní místo jsou průchozí.
- Hudba, mikrofony, světla a případný obraz mají vyzkoušené pokyny.
- Každá změna scénáře se dostane ke všem dotčeným lidem.
- Je jasné předání prostoru po skončení a vypořádání doplatků.
Navazuje rozpočet plesu, příprava nástupu a technické služby.